Tópicos de Controladoria / parte 5

Tópicos de Controladoria / parte 5

Funções adicionais do Controller em pequenas empresas

Em empresas menores é comum o Controller ser responsável por diversas outras atividades, que normalmente não lhe são atribuídas em organizações de maior porte. Mesmo não tendo o Controller responsabilidade direta sobre as atividades abaixo referidas o entendimento, análise e controle dos indicadores relacionados a essas atividades são de grande importância e devem ser acompanhados pelo Controller.

Abaixo destacam-se algumas das funções adicionais do Controller em pequenas empresas:

Funções na área financeira

• Aquisição de cobertura de seguros

• Coordenação de ofertas públicas

• Relacionamento com investidores e financiadores

• Determinação de níveis de crédito

• Investimento em fundos de pensão

• Investimentos de sobras de caixa

Funções na área de recursos humanos:

• Desenvolver Plano de carreira para principais gerentes

• Manutenção de prontuário dos principais empregados

• Coordenação do plano de benefícios

• Análise e administração das faixas salarias

• Manter manual do empregado atualizado

• Administração das mudanças nos fundos de pensão

• Administração do desenvolvimento dos novos empregados

• Treinamentos

• Recrutamento e Seleção etc...

Funções na área administrativa:

• Atendimento de contactos externos em geral

• Infraestrutura e administração de equipamentos de copias e fax

• Assegurar operação adequada do sistema telefônico

• Gerenciar staff administrativo

• Plano de reposição para equipamentos desatualizados e depreciados

• Coordenação de projetos especiais envolvendo terceiros

Funções na área de tecnologia da informação:

• Back up do sistema de computadores

• Reforçar padrões de segurança dos sistemas

• Expandir sistemas de acordo com as necessidades

• Instalar novos hardwares e softwares sempre que necessário

• Manter todos os hardwares e softwares

• Operação e reparação do sistema informatizado

• Prover treinamento em sistemas para usuários

Relacionamento entre o Controller e o CFO

Em grandes empresas pode existir uma clara distinção entre as responsabilidades do Controller e do CFO, por suas vezes as empresas pequenas e medias normalmente não possuem uma ou até as duas mencionadas posições.

Cuidar e manter a linhas de crédito, gerenciamento do caixa, limites de crédito por cliente, relacionamento com investidores, plano de pensão e manutenção da política de seguros são atividades clássicas de um CFO.

A chegada de um CFO em empresas que não possuem tal cargo pode gerar algum conflito interno ou mesmo desmotivação do Controller, visto que a figura do CFO muitas vezes coordena e assumi responsabilidade direta sobre o trabalho do Controller, assim se não houver cooperação entre esses dois profissionais problemas sérios poderão ocorrer.

Funções Básicas da Controladoria segundo o Controllers Institute of America

Uma antigo pronunciamento do Controllers Institute of America detalha as principais obrigações da Controladoria conforme segue:

1-Plano Contábil da empresa (implantar e supervisionar)

2-Relatórios Financeiros (preparar e interpretar);

3-Contas e Registros (verificação continua);

4-Compilação dos Custos de Produção;

5-Compilação dos Custos de Distribuição;

6-Contagens Físicas dos Estoques (realização e custeio);

7-Assuntos referentes a Impostos (preparação, apresentação e supervisão); 26

8-Estatísticas e Relatórios para decisão administrativa (preparação e interpretação);

9-Orçamento global da empresa (preparação);

10-Seguros de todos os bens da empresa (fazer);

11-Normas-Padrão (elaborar);

12-Planos de Aquisição de Ativos ( supervisionar );

13-Decisões Financeiras tomadas pela administração (apoio e comparação de padrões com o real);

14-Contratos da empresa com terceiros ( análise e manutenção);

15-Pagamentos e cheques (aprovação e assinatura);

16-Cauções e Ações emitidas pela empresa (aplicar regulamentos);

17-Regulamento interno para atender governo (preparar e/ou aprovar);

À relação supra citada foi concebida em um período em que o ritmo das inovações não era tão acentuado e por isso sugerimos acrescer alguns tópicos à relação acima, quais sejam:

1-Sistemas computadorizados (selecionar, implantar, manter atualizado e em bom funcionamento, otimizando a integração entre os módulos);

2-Inovações Tecnológicas (providenciar para que não haja defasagem e desinformação na empresa, Exemplos: Activity Based Costing, ISO 9000, EVA. BSC, etc...

Características da função do Controller

Tung nos apresenta um breve resumo das características necessárias às funções do Controller (1).

1-Capacidade de prever problemas em geral e coletar informações necessárias para tomada de decisão;

2-Prever problemas nos departamentos e buscar elementos para solução;

3-Fornecer informações com linguagens adequadas às áreas;

4-Traduzir os fatos estatísticos em gráficos de tendências;

5-Ter olhos voltados para o futuro; 27

6-Dar informações e elaborar relatórios no momento em que forem solicitados;

7-Insistir com estudos e interpretações;

8-Posição de conselheiro e não de crítico;

9-Ser imparcial e honesto;

10-Vender idéias dando aos dados forma compreensível;

11-Compreender que suas informações nunca substituam a capacidade do executivo que as recebe.

Controladoria versus Administração Financeira

As funções da Controladoria distinguem-se das funções do administrador financeiro. Enquanto o Gerente Financeiro está mais ligado aos aspectos relacionados ao caixa e a liquidez o Controller relaciona-se mais aos aspectos de controle e rentabilidade.

No Brasil muitas empresas acumulam num único profissional as duas funções, o que se dá, na maioria dos casos, em função do porte e de estruturas enxutas. Nesse caso recomenda-se ao profissional que procure não sobrepor os interesses, visto que, não raro, eles são conflitantes, de qualquer forma os aspectos inerentes à correta segregação de funções entre as áreas devem ser observados.

Por exemplo: o contas a pagar e o caixa sob responsabilidade de um mesmo profissional.

Na próxima postagem ( link abaixo ) relacionamos as principais diferenças entre as funções do Controller e do Administrador Financeiro extraído do livro Controladoria de Kanitz (2)

Continua em  http://blogdoprofessorari.blogspot.com/2009/06/controladoria-parte-6-final.html